משרות אדמיניסטרציה

משרות דרושים אדמיניסטרציה בתעשיית הפארמה – הדרך לקריירה מתגמלת

בעולם העסקים המהיר והדינמי של היום, תפקידי האדמיניסטרציה עברו אבולוציה. התמונה המיושנת של "מזכירה" שעונה לטלפונים ומגישה קפה התחלפה מזמן בדמות חדשה: איש או אשת האדמיניסטרציה המודרניים הם השדרה התפעולית, הלב הפועם ומרכז הבקרה של הארגון. הם מנהלי פרויקטים, מומחים בטכנולוגיה, שומרי סף, מתפעלי אירועים ושותפים אסטרטגיים להנהלה הבכירה. קריירה בתחום האדמיניסטרציה כיום היא מסלול מאתגר, מתגמל ובעל הזדמנויות צמיחה אדירות, במיוחד בחברות ביוטק, פארמה וטכנולוגיה, שבהן היעילות התפעולית היא קריטית להצלחה.

אנו ב-D-HR, כחברת בוטיק המתמחה בגיוס והשמה לעולמות התוכן הללו, מבינים את הערך העצום ואת הכישורים הייחודיים הנדרשים מאנשי אדמיניסטרציה מצטיינים. מתוך ניסיונה העשיר של דפנה לרמן דביר בניהול גיוס בחברות גלובליות כמו Teva ו-Pfizer, אנו יודעים לזהות את ה-DNA של המועמדים שיהפכו לנכס אסטרטגי עבור כל ארגון. מדריך זה נועד להאיר את התפקיד באור חדש, למפות עבורכם את מסלולי הקריירה, ולצייד אתכם בכלים ובתובנות שיעזרו לכם להזניק את הקריירה שלכם לשלב הבא.

מפת התפקידים בעולם האדמיניסטרציה המודרני

עולם האדמיניסטרציה מציע מגוון רחב של תפקידים ומסלולי התפתחות. הנה כמה מתפקידי המפתח המבוקשים ביותר:

• רכז/ת אדמיניסטרציה (Admin Coordinator): זהו לרוב תפקיד הכניסה לעולם, אך הוא חיוני לתפקוד השוטף של כל משרד. התפקיד כולל ניהול קבלת פנים, תיאום לוגיסטי, ניהול הזמנות ציוד, תמיכה אדמיניסטרטיבית במחלקות השונות, והוא מהווה בסיס מצוין ללמידת התהליכים הפנים-ארגוניים.

• מנהל/ת משרד (Office Manager): זהו התפקיד המרכזי האחראי על כל מה שקורה במשרד. מנהל/ת המשרד הוא הלב של התרבות הארגונית, ומוביל את כל היבטי התפעול, הלוגיסטיקה ורווחת העובדים. התפקיד כולל ניהול תקציבים, עבודה מול ספקים (הסעדה, ניקיון, ציוד), ארגון אירועי חברה, ודאגה לסביבת עבודה נעימה ופרודוקטיבית. בתעשיות ההייטק והביוטק, זהו תפקיד קריטי להצלחת החברה.

• עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל (Executive Assistant): זהו אחד התפקידים המאתגרים והבכירים ביותר בתחום. עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל או לסמנכ"ל הוא יד ימינו ושותפו האסטרטגי. התפקיד דורש דיסקרטיות מוחלטת, אינטליגנציה רגשית גבוהה, ויכולת לנהל יומנים מורכבים ברמה הגלובלית, לתאם נסיעות לחו"ל, להכין מצגות וחומרים לפגישות הנהלה, ולשמש כ"שומר סף" יעיל.

• רכז/ת משאבי אנוש (HR Coordinator): תפקיד אדמיניסטרטיבי המהווה את שער הכניסה לעולם משאבי האנוש. הוא כולל תמיכה בתהליכי הגיוס, קליטת עובדים חדשים, ניהול תיקי עובדים, וסיוע בפרויקטים של רווחה והדרכה.

הכישורים שיהפכו אתכם למבוקשים ביותר

כדי להצטיין בתחום ולמצוא משרות דרושים לאדמיניסטרציה ברמה גבוהה, נדרש כיום שילוב של מיומנויות טכניות ובינאישיות:

• שליטה טכנולוגית ברמה גבוהה: שליטה מלאה בחבילת Office היא בגדר חובה. מעבר לכך, חברות מחפשות שליטה בפלטפורמות לניהול פרויקטים (כמו Asana, Monday, Jira), כלי תקשורת פנימיים (כמו Slack), ולעיתים גם ניסיון בסיסי במערכות CRM או ERP.

• אינטליגנציה רגשית וכישורים בינאישיים: היכולת לתקשר בצורה ברורה ונעימה עם כל גורם בארגון ומחוצה לו, לשמור על דיסקרטיות, לפתור בעיות תחת לחץ, ולהיות פרואקטיבי – אלו כישורים שהם לא פחות חשובים מכל יכולת טכנית.

• יכולות ניהול וארגון ברמה הגבוהה ביותר: ניהול זמן, תעדוף משימות, ויכולת לעבוד על מספר פרויקטים במקביל הם לב ליבו של התפקיד.

• אנגלית ברמה גבוהה: בתעשיות הגלובליות שבהן אנו מתמחים, אנגלית שוטפת (דיבור, קריאה וכתיבה) היא דרישת סף הכרחית.

למה חיפוש עבודה בביוטק דורש מומחיות ייחודית?

מנהל/ת משרד בסטארט-אפ ביוטק מתמודד/ת עם אתגרים שונים לחלוטין מאלו של מנהל/ת משרד במשרד עורכי דין. עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל בחברת פארמה צריכ/ה להבין את קצב העבודה המוכתב על ידי ניסויים קליניים ודרישות רגולטוריות. כאן בדיוק טמון היתרון של D-HR. כחברת השמה המבינה את הניואנסים של התעשיות הללו, אנו יודעים לזהות את ההתאמה המדויקת בין המועמד לבין התרבות הארגונית והדרישות הספציפיות של החברה. אנו לא מחפשים רק "ניסיון אדמיניסטרטיבי", אלא את היכולת להשתלב ולהצטיין בסביבה ייחודית ודינמית.

שאלות ותשובות נפוצות על משרות דרושים לאדמיניסטרציה

• האם אני חייב/ת ניסיון קודם כדי להתחיל? לתפקידי רכז/ת אדמיניסטרציה, לעיתים קרובות ניתן להתקבל גם ללא ניסיון קודם, למשל לאחר שירות צבאי רלוונטי. עם זאת, ניסיון קודם, אפילו חלקי, תמיד מהווה יתרון משמעותי. לתפקידים בכירים יותר כמו מנהל/ת משרד או עוזר/ת אישי/ת, ניסיון קודם הוא לרוב דרישת חובה.

• מהו מסלול הקידום האפשרי מתפקיד אדמיניסטרטיבי? תפקיד אדמיניסטרטיבי הוא קרש קפיצה מצוין. רכזי אדמיניסטרציה יכולים להתקדם לתפקידי ניהול משרד או להתמחות בתחומים ספציפיים כמו משאבי אנוש, תפעול, או שיווק. עוזרות אישיות בכירות מפתחות לעיתים קרובות תפקיד ניהולי-תפעולי רחב יותר והופכות לראש מטה (Chief of Staff).

• איך להתכונן לריאיון לתפקיד מנהל/ת משרד? הגיעו מוכנים עם דוגמאות קונקרטיות המדגימות את הכישורים שלכם. ספרו על פרויקט שהובלתם, על משבר שניהלתם בהצלחה, על תהליך שייעלתם, או על יוזמה שלכם שתרמה לרווחת העובדים. הראו שאתם חושבים כמו מנהלים.

תפקיד אדמיניסטרטיבי הוא הזדמנות להיות במרכז העשייה, להשפיע על הצלחת הארגון, ולבנות קריירה מגוונת ומאתגרת.

אם אתם מאורגנים, פרואקטיביים, ובעלי תשוקה לעבודה עם אנשים בסביבה דינמית, ומוכנים לאתגר הבא בקריירה שלכם, D-HR היא הכתובת עבורכם. אנו מזמינים אתכם לעיין במגוון משרות דרושים לאדמיניסטרציה הפתוחות אצלנו בחברות המובילות במשק, לשלוח קורות חיים, ולתת למומחיות של דפנה וצוות D-HR לפתוח לכם את הדלת להזדמנות הבאה.